Definisi sistem menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) adalah perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas. Tidak jauh beda dengan definisi sistem menurut Wikipedia, yaitu suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Dari definisi di atas terdapat 3 (tiga) kata kunci yang harus digarisbawahi yaitu unsur atau elemen, saling berkaitan atau yang berhubungan dan totalitas untuk mencapai tujuan. Dalam suatu organisasi unsur dapat diibaratkan seperti bagian-bagian kecil, pada bagian kecil tersebut saling berkaitan untuk menjalankan roda aktifitasnya dalam rangka menuju satu tujuan utama dari organisasi. Tujuan utama yang dicapai adalah bentuk upaya totalitas dari setiap bagian kecil tersebut.

Seperti pada gambar di atas jika salah satu roda tidak bergerak, maka roda yang lain tidak akan bergerak pula. Sama halnya pada suatu organisasi, satu bagian harus saling berkaitan atau berhubungan dengan bagian yang lain. Organisasi akan diam (stag) atau mati apabila bagian yang ada di dalamnya tidak saling bergerak.

Suatu sistem wajib dibangun dan dikembangkan pada suatu organisasi, terlebih lagi pada organisasi yang besar dan kompleks. Saat ini sudah banyak organisasi yang memiliki sertifikat sistem manajemen dalam menjalankan organisasinya seperti ISO 9001 (Manajemen Mutu), ISO 14001 (Manajemen Lingkungan), OHSAS 18001 (Manajemen K3), 50001 (Energy), Sistem Manajemen Keselamatan Pertambangan (Permen ESDM No. 38 th 2014) dan yang lainnya.

Tidak ada lagi “orang yang diandalkan”, setiap orang adalah penting.

Sistem ibarat sebuah mesin penggerak pada kendaraan. Apabila terdapat bagian atau komponen yang rusak seperti aki, maka kendaraan tidak bisa bergerak. Kalaupun dipaksakan bergerak maka perlu dilakukan upaya yaitu kendaraan harus didorong. Hal ini dikarenakan fungsi kelistrikan pada kendaraan tidak bekerja seperti lampu tidak menyala, klakson tidak berbunyi dlsb. Begitu juga halnya dengan sebuah sistem, tiap bagian yang ada di dalamnya memiliki peran masing-masing yang sangat penting untuk menjalankan sebuah organisasi.

Kata “bagian” pada organisasi bisa kita ibaratkan seperti departemen di perusahaan. Di dalam departemen tersebut terdiri dari beberapa orang atau personel. Job description (JobDesc) mereka masing-masing berbeda. Hal ini dalam rangka untuk mencapai objective dan target pada bagian tersebut yang merupakan salah satu penggerak dari sebuah organisasi secara keseluruhan. Oleh karenanya ini membuktikan bahwa personil yang ada di departemen memiliki peranan penting. Satu sama lain harus saling sinergis. Jika salah satu tidak ada, maka bisa di backup oleh yang lainnya. Intinya adalah bagaimana bagian terkecil itu harus berjalan sesuai dengan fungsinya.

Pernah melihat kawanan burung ketika terbang? Angsa atau burung yang mengalami migrasi biasanya akan terbang bersama dalam kelompok dengan formasi berbentuk “V”. Ada pelajaran yang dapat kita ambil dari formasi “V” pada burung ketika terbang secara kelompok yaitu:

Ketika seekor burung menjadi sakit, terluka, atau ditembak jatuh, dua burung lain akan ikut keluar dari formasi bersama burung tersebut dan mengikutinya terbang turun untuk membantu dan melindungi. Mereka tinggal dengan burung yang jatuh dan berusaha untuk mendorongnya agar dapat terbang lagi, tidak sampai mati. Setelah itu mereka akan terbang dengan kekuatan mereka sendiri atau dengan membentuk formasi lain untuk mengejar rombongan mereka.

Hikmahnya. Kalau saja kita berperasaan seperti seekor burung, kita akan tinggal bersama partner yang berada dalam kesulitan, seperti ketika segalanya baik, dan berusaha untuk mendorongnya agar dapat bangkit kembali.

Pada prinsipnya, tidak ada orang yang diandalkan, karena sistem tidak menginginkan kondisi seperti itu. Absennya seorang personil bukan berarti berhentinya sistem untuk bergerak. Sehingga tidak ada lagi ditemukan ketika absennya seseorang pada suatu bagian yang menyebabkan stagnant. Buat apa ada Job Delegation kalau tidak ada tujuannya? Bukankah hal tersebut bertujuan agar organisasi tetap berjalan?

Jadi, biarkan sistem yang berbicara. Jika kita bekerja di suatu perusahaan besar dan kompleks, pastinya sangat diperlukan sistem untuk mengatur segala sesuatu. Tidak bisa antar bagian berjalan sendiri-sendiri, sehingga tujuan yang ingin dicapai secara organisasi perusahaan tidak didapatkan.

Pendapat mereka tentang pentingnya sebuah sistem.

Berikut di bawah ini adalah pendapat dari para ahli sistem manajemen mengenai pentingnya penerapan sistem, yaitu:

• Untuk mengetahui pembagian tugas yang jelas dari setiap level dalam kegiatan sehingga dapat menghindarkan terjadinya risiko overlapping (tumpang tindih).
• Koordinasi dan komunikasi lintas bagian yang lebih teratur dan informasi mudah didapat dan lebih akurat sehingga kemungkinan terjadinya miss atau kesalahan sangat kecil.
• Antar bagian akan “saling membutuhkan” dalam menjalankan fungsinya, karena mereka adalah bagian dari sebuah sistem yang terintegrasi.

Tidak akan ada satu pun orang yang tidak setuju dengan pernyataan di atas, termasuk saya dan anda. Oleh karena itu, mari kita bekerja dengan sistem.

Oleh: Ashari Sapta Adhi