Apakah badan legislatif K3 di perusahaan anda berfungsi?

Kalau ditanya apakah ada yang saya sesali di dalam karier K3 saya yang tahun 2016 ini menginjak warsa ke 37, jawabannya ada. Saya menyesal mengapa saya baru mengenal Management Safety Steering Committee (MSSC) setelah saya 21 tahun berdarah-darah di dalam menerapkan K3. Saya bersyukur ada yang memperkenalkan MSSC kepada saya, yang selanjutnya mendampingi saya mengelola komite strategis ini menjalankan fungsinya dengan benar pada awal implementasi NOSA di PT Freeport Indonesia pada tahun 2000.

Dalam tulisan ini saya sengaja memakai istilah aslinya dalam bahasa Inggris, agar bisa membedakan dengan P2K3 yang dari Depnakertrans, serta untuk menggarisbawahi bahwa Management Safety Steering Committee yang saya singkat MSSC, lebih menekankan kepada peran dan fungsinya daripada nama organisasinya.  Untuk itu teman-teman silahkan bebas saja menamakannya berbeda-beda, nama yang sudah ada tidak harus diganti , karena yang penting disini adalah peran dan fungsinya.

Sejak saat itu, saya menggolongkan MSSC menjadi salah satu program K3 yang bersifat “infrastruktur”, yaitu program yang harus ada dan harus berfungsi penuh kalau ingin semua program K3 di perusahaan bisa berjalan dan terimplementasi dengan baik.  Bagi personel K3 yang kreatif, menguasai peran dan tanggung jawabnya sebagai insan K3, MSSC ini adalah kendaraan strategis untuk mengembangkan K3 mulai dari atas ke bawah atau top down.  Sebaliknya, bagi personel K3 yang pasif, wawasannya sempit, takut capek, dan yang berpikirnya monoton, MSSC ini adalah beban berat bahkan dari sejak mencari topik untuk dibahas di meeting MSSC tiap bulan.  “Kalau meetingnya tiap bulan, apa topik yang akan dibahas pak Dwi?”, respon spontan seorang teman insan K3, waktu saya lontarkan konsep MSSC ini.

Tantangan terberat menerapkan program pencegahan kecelakaan dimanapun adalah mendapatkan komitmen penuh dari manajemen.  Meski pemerintah sudah mengaturnya dengan berbagai aturan perundangan, tetapi tidak jaminan bahwa komitmen manajemen itu langsung bisa kita peroleh. Tulisan ‘Safety First’ atau ‘Utamakan Selamat’ bisa kita temui di setiap sudut perusahaan, tetapi tetap saja banyak yang praktek sehari-harinya adalah ‘production number one’.  “Usulan saya mentok di atas pak Dwi”, banyak terlontar ke saya.

Di antara kita ada yang cukup beruntung bahwa orang nomor satu di perusahaannya memiliki komitmen K3 yang tinggi, tetapi itu juga bukan jaminan bahwa komitmen K3 itu otomatis menular kepada jenjang manajemen di bawahnya kalau tidak dibuatkan sistem untuk mewadahinya.

Lalu, bagaimana MSSC menjadi saluran komitmen K3 Manajemen?  MSSC adalah salah satu perangkat yang bisa membuat komitmen K3 perusahaan menjadi tersistem di mana semua level manajemen sampai di bawah tertuntut untuk menjalankannya secara terukur dan kapan saja sepanjang tahun.

Tergantung besar kecilnya perusahaan, umumnya organisasi MSSC terdiri dari beberapa jenjang.

1. Jenjang teratas adalah MSSC Perusahaan Owner atau ada yang menyebutnya MSSC Tingkat 1, atau Komite K3 Manajemen dimana Chairman-nya adalah Pejabat Nomor Satu di site dan anggotanya adalah semua posisi yang melapor secara struktural langsung kepada Pejabat Nomor Satu itu. Dalam keanggotaan MSSC Tingkat 1, harus dipastikan bahwa semua bagian perusahaan sampai unit kerja terkecil, termasuk kontraktor dan sub kontraktornya, terwakili di MSSC Tingkat 1. Terwakili disini tidak berarti ada wakilnya di sana, tetapi Kepala Departemen Perusahaan Owner yang membawahi kontraktor dan sub kontraktor tersebut menjadi anggota dari organisasi MSSC Tingkat 1.  MSSC Tingkat 1 atau ada yang menyebutnya Komite Manajemen Pengarah K3 ini adalah MSSC level Perusahaan Owner, dimana Project Manajer atau PJO Kontraktor belum masuk di tingkat
2. Jenjang di bawahnya adalah MSSC Tingkat 2, atau ada juga yang menyebutnya Komite K3 Departemen. Setiap Anggota MSSC Tingkat 1 otomatis menjadi  Chairman MSSC Tingkat 2 di bagiannya masing-masing.  Di MSSC Tingkat 2 ini, anggotanya adalah semua pejabat yang melapor secara struktural kepada Kepala Departemen itu yang biasanya merupakan Project Manager Kontraktor atau PJO.  Kemudian, anggota MSSC Tingkat 2 ini yang menjadi Chairman MSSC Tingkat 3.
3. Pada MSSC Tingkat 3, rata-rata anggota terdiri dari Kepala Seksi, atau kalau di Kontraktor adalah kepala bagiannya, atau kalau di Sub Kontraktornya adalah orang tertingginya. Di level ini lah biasanya wakil pekerja yang disebut sebagai Safety Representative masuk menjadi anggota.

Struktur Organisasi MSSC Tingkat 1 dan Tingkat 2

Di dunia pertambangan, komite ini disebut Komite Keselamatan Pertambangan. Semua keanggotaan MSSC tingkat manapun, bekerja berdasarkan surat penunjukan dari Chairman MSSC Tingkat 1.  Untuk MSSC Tingkat 3 Kontraktor, surat penunjukan anggota dilakukan oleh Chairman Tingkat itu, yang dijabat oleh Project Manajer atau PJO.  Di dalam surat penunjukan tersebut mencantumkan:

1. Apa posisi fungsionalnya di dalam komite tersebut.
2. Dalam posisi itu melapor kepada siapa.
3. Tanggal mulai berlaku dan jangka waktu berlakunya penunjukan
4. Peran dan tanggung jawabnya secara rinci di posisi fungsional itu.

MSSC Tingkat 1 berfungsi sebagai:

1. Membahas hal-hal yang bersifat strategis seperti kebijakan, program, prosedur.
2. Membuat dan mengelola TSP (tujuan, sasaran dan program) perusahaan.
3. Pembentukan taskforce SMKP, taskforce sistem K3, taskforce HIRAC, dan taskforce K3 lainnya.
4. Melakukan pertemuan Tinjauan Manajemen Tahunan.

MSSC Tingkat 2 dan 3, berfungsi:

1. Meneruskan semua kebijakan dari MSSC Tingkat 1 ke jenjang organisasi di bawahnya.
2. Menyusun strategi pengerjaan program yang ditetapkan di MSSC Tingkat 1.
3. Menyediakan sumberdaya yang dibutuhkan untuk menjalankan program.
4. Memonitor pelaksanaan program.
5. Menampung permasalahan K3 yang tidak terselesaikan di lapangan untuk disampaikan kepada tingkat di atasnya untuk keputusan.

Pengelolaan MSSC Tingkat 1:

1. Tetapkan keberadaan MSSC di dalam sebuah prosedur.
2. Memberikan Surat Penunjukan kepada semua anggota dan anggota menandatangani surat penerimaan penunjukan.
3. Mensosialisasikan peran dan tanggung jawab sebagai anggota MSSC.
4. Menyelenggarakan meeting bulanan dengan durasi meeting ditetapkan (1 -2 jam).
5. Menetapkan tanggal meeting bulanan untuk sepanjang tahun.
6. Sekretaris MSSC ini adalah personel safety tertinggi di MSSC tingkat itu, ia menjadi motor utama jalannya MSSC.
7. Sekretaris MSSC melakukan perencanaan meeting, membuat draft kebijakan atau prosedur yang akan dibahas, melakukan lobi-lobi kepada anggota komite di luar meeting komite bila diperlukan, serta berhubungan erat dengan Chairman MSSC.
8. Paling lambat seminggu sebelum tanggal meeting, sekretaris MSSC mengirimkan final draft dokumen yang akan dibahas di meeting kepada semua anggota, meminta saran dan masukan, untuk dikirimkan kembali kepada sekretaris paling lambat 2 hari sebelum hari H.
9. Agenda meeting adalah:
   1. Update pelaksanaan hasil meeting sebelumnya.
   2. Membahas kebijakan, program, atau prosedur baru atau revisi, untuk direview dan diberikan approval.
   3. Rencana meeting bulan berikutnya.

   Note: Ingat, MSSC adalah forum pengambilan keputusan, jangan mengisi dengan topik-topik safety meeting atau laporan investigasi kecelakaan.  Buat forum lain untuk itu.

10. Pergunakan forum MSSC Tingkat 1 ini untuk menGOALkan ide-ide besar.
11. Ini forum keputusan, jangan membahas apapun dari nol disini.  Usahakan apapun yang akan dibahas di MSSC sudah dalam bentuk final draft yang sudah mendapatkan masukan kepada anggota sebelum meeting.
12. Di meeting hanya membahas masukan yang telah dikirim oleh anggota terhadap draft yang dikirim oleh sekretaris sebelum meeting.  Yang tidak memberi masukan atau tidak membaca, dianggap setuju.
13. Akhiri meeting dengan penandatangan hasil meeting oleh semua anggota.  Baik juga apabila format halaman depan prosedur didesain agar bisa ditandatangani oleh semua anggota MSSC sehingga merasa memiliki dan bertanggung jawab.
14. Tutup meeting dengan arahan dari Chairman MSSC untuk mulai menerapkan semua kebijakan, program, atau prosedur baru/revisi hasil meeting itu di area anggota masing-masing, dan melaporkan progresnya di meeting bulan berikutnya.
15. Buat forum ini sebagai sarana kaderisasi.  Kalau anggota MSSC Tingkat 1 tidak bisa hadir, harus digantikan oleh wakilnya, tidak boleh diwakili oleh orang lain, atau dibiarkan tidak ada yang hadir.

Pengelolaan MSSC 2 dan 3:

1. Membahas kebijakan, program, prosedur baru/revisi dari MSSC Tingkat 1.
2. Membuat rencana pelaksanaan program termasuk kebutuhan sumberdaya serta jadwal pelaksanaan.
3. Mengevaluasi proses implementasi program di setiap area anggota MSSC Tingkat 2 dan 3.
4. Membuat prosedur tingkat departemen atau kontraktor sebagai juklak terhadap kebijakan, program dan prosedur dari MSSC Tingkat 1.
5. Membahas masalah yang timbul dari lapangan serta hambatan yang ditemui di dalam pelaksanaan program.
6. Membuat usulan-usulan kepada MSSC Tingkat 1.

Kesimpulan

1. MSSC atau Komite Manajemen Pengarah K3, bisa disebut badan tertinggi pengambil keputusan yang berkaitan dengan K3.
2. Bagi personel K3 yang kreatif dan menguasai peran dan tanggung jawabnya sebagai insan K3, MSSC ini adalah kendaraan strategis untuk mengembangkan K3 dari atas ke bawah atau top down, sekaligus untuk memasukkan ide-ide K3 besar. Sebaliknya bagi personel K3 yang pasif, wawasannya sempit, takut capek, dan bermental “teng–go”, MSSC ini merupakan beban berat karena mencari topik yang untuk dibahas di MSSC, lalu mengolah dan menyajikannya di forum MSSC, adalah memerlukan kerja keras.  Kerja keras untuk mengamati kejadian sehari-hari secara terus menerus sehingga mengetahui apa yang perlu diangkat di forum MSSC, kerja keras untuk menyiapkan final draft untuk dibahas di MSSC yang sudah terlebih dahulu dilobikan dengan semua anggota MSCC sebelum meeting, serta kerja keras untuk mengelola implementasi keputusan MSCC.
3. Bagi personel K3, MSSC bisa dipakai untuk menguji apakah ide-ide K3 yang kita usulkan untuk dibahas di MSSC itu benar ide besar atau bukan. Kalau ditolak, itu tandanya ide-ide kita masih kacang-kacang, belum memiliki basis atau alasan kuat, kemanfaatannya untuk perusahaan diragukan, atau karena masih dicemari dengan kepentingan pribadi di dalamnya.
4. Karena anggota MSSC adalah semua jajaran manajemen, maka seluruh keputusan adalah milik dan tanggung jawab mereka semua. Sehingga jajaran manajemen adalah subject, yaitu yang menetapkan arah dan program K3 perusahaan, dan bukannya menjadi obyek dimana kita harus mensosialisasikan program K3 kepada mereka.
5. MSSC adalah forum yang baik untuk menularkan komitmen K3 orang nomor satu di perusahaan kepada jajaran manajemen di bawahnya, terus berjenjang sampai jajaran organisasi yang paling bawah, secara terus menerus sepanjang tahun.

Para insan K3, mari kita buat MSSC atau Komite Manajemen Pengarah K3, atau di SMKP disebut Komite Keselamatan Pertambangan ini, bisa berfungsi penuh sebagai badan legislatif tertinggi untuk mewujudkan komitmen K3 menjadi program yang sukses di perusahaan kita, jauh di atas apa yang bisa dilakukan oleh sekedar Management Representative (MR). Good luck.